메모의 기술(일과 메모)

메모의 기술(사카토 켄지 | 고은진 옮김)

일과 메모

업무를 시작하기 전의 메모

- 먼저 머릿속을 정리한 후 일을 시작한다.

- 자신의 기분이나 심적 상태를 적어 어느정도의 일을 소화할 수 잇을지를 체크한다.

- 지금 해야하는지, 오후에 해도 좋은지를 적는다.

- 업무가 변경되거나 스케줄이 확정되지 않는 등 예측할 수 없는 일에 어느정도 여유를 두어야 할지 생각한다.

효율성을 높여주는 메모

- 자신만의 도표를 완성하라.

- 도표로 만들면 분석하기가 더욱 쉬워진다.

회의할때의 메모

- 육하원칙에 따라 정확하게 메모한다.

- 결정 사항 : 다른 메모와 혼동되지 않도록 따로 페이지를 정해 항목별로 정리한다.

- 기간 : 결정된 내용의 위나 아래에 알아보기 쉽도록 표시한다.

- 담당자 : 책임자나 담당자가 누구인지 적는다.

- 업무 : 작업의 흐름 순서대로 적어두면 나중에 확인하기 쉬우며 차트로 나타내면 편리하다.

- 발언 내용이나 반론은 발언자별로 메모한다.

- 나중에 다시 읽으며 중요한 발언에 표시한다.

협상할 때의 메모

- 자신의 생각과 이야기를 단어로 표기한다.

- 협상할 때는 상대방의 발언내용을 모두 적지 말고 단어(중점사항)만 적는다.

- 자신의 생각과 이야기도 단어로 표기한다.

- 나중에 주고받은 대화를 정리하면 그때의 상황을 좀더 쉽게 이해할 수 있다.

보고서를 위한 메모

- 핵심을 정확하게 파악한다.

- 보고서는 '무엇을 위한' 세미나였으며, '성과는 어떠했는지'하는 두 가지만 분명히 밝혀주면 된다.

- 연수회에 참가한 결과 보고서일 경우는 해당 연수회의 주제와 목적, 일시, 주요 출석자, 구체적인 성과, 만난 사람 등에 대해 쓴다.

- '목적'과 '성과'를 알 수 있도록 작성한다.

- 세미나일경우 목적과 내용, 구체적인 성과, 주요 출석자와 그들의 발언 내용, 느낀점 순서대로 정리한다.

- 대체로 연수회에서 가장 중요시하는 안건은 두세 가지 정도이며, 상사들이 알고 싶어하는 것도 이런 중점 사항이다.

- 자신에게 필요하거나 참고될 만한 내용만 메모하는 것이 핵심히다.

- '여러 내용 중에서 자신은 어떤 점에 가장 감명받았으며, 또한 어떤 성과를 얻었나?'라는 점을 다루지 않은 보고서는 단순한 요약에 지나지 않는다.

기획서를 위한 음성메모

- 떠오른 생각을 녹음한다.

- 작성전 미리 주제와 아이디어를 메모한다.

- 메모는 쓰려는 생각이 앞서기 때문에 잘 안되는 사람들이 있다. 이럴 땐 녹음기를 이용하여 듣고 다시 정리한다.

- 녹음하고 난 후 제목을 붙여둔다.

- 녹음 후에는 반드시 한 번은 제대로 들어본다.

- 녹음된 내용을 듣고 정리하는 능력을 기른다.

상사를 대할 때의 메모

- 지시한 내용을 그대로 받아 적는다.

- 여러 가지 의문점이나 아이디어가 떠오르면 그 메모 옆에 적는다.

- 화살표로 표시하면 각 문제의 연관성을 알 수 있다.

상사가 되었을 때의 메모

- 부하 직원의 행동 유형이나 성격 등은 파악해 두는 것이 기본이다.

- 지시를 내리거나 일상업무를 할 때 어떻게 행동하는지도 메모한다.

- 부하 직원의 행동 유형을 파악하고, 어떻게 명령해야 효과적인지 생각할 필요가 있다.

- 부하 직원이 메모하게 하고 싶다면 한번에 대여섯 가지를 명령하거나 부탁한다.

비즈니스 문서를 작성할 때의 메모

- 상대방의 성격을 고려하여 가능하면 자신만의 개성이 느껴지는 문장을 만든다.

- 무슨 내용을 어떤 식으로 전달하고 싶은지 항목별로 메모한다.

- 상대방에게 반드시 전해야 할 사항을 빠짐없이 쓴다.

- 다 쓴 후에는 소리내어 읽어본다.

- 훌륭한 문장을 만들여는 것보다 자신만의 개성이 느껴지고, 상대방에게 실례가 되지않게 작성하면 된다.

스케줄이 변경되었을 때의 메모

- 글 위에 가로로 두 줄을 그어 지운다.

- 나중에 읽었을때 변경 사유를 알 수 있도록 한다.

업무를 끝낸 때의 메모

- 오늘 한 일과 내일 할 일을 체크한다.

- 이 메모들을 모아두면 평소 업무의 흐름을 정확히 알 수 있게 한다.